Polityka zmian, odwołania i przełożenia wydarzenia

Zakres i pierwszeństwo umowy

Niniejsza polityka opisuje standardowy sposób postępowania. Wiążące terminy, opłaty i warunki anulowania konkretnego projektu znajdują się w zaakceptowanej ofercie lub umowie. W przypadku rozbieżności pierwszeństwo ma dokument indywidualny.

Wniosek o zmianę

Zmianę daty, miejsca, liczby gości, czasu, zakresu usług lub programu należy zgłosić pisemnie na [email protected]. Wniosek nie jest automatycznie zaakceptowany. Potwierdzimy dostępność personelu i sprzętu oraz przedstawimy wpływ na koszty i harmonogram.

Zmiana miejsca wymaga ponownej analizy dostępu, wymiarów, zasilania, zabezpieczenia powierzchni, godzin montażu i regulaminu obiektu.

Przełożenie terminu

Jeżeli nowy termin jest dostępny, strony mogą przenieść realizację na podstawie pisemnego aneksu lub potwierdzenia. Wpłacone środki mogą zostać zaliczone na nowy termin w zakresie wskazanym w umowie, po odliczeniu kosztów już poniesionych i opłat niezwracalnych.

Jeżeli nowy termin wymaga innych stawek, transportu, noclegu lub personelu, oferta zostanie zaktualizowana.

Anulowanie przez klienta

W przypadku anulowania klient pokrywa należności określone w umowie oraz udokumentowane koszty podjętych prac, rezerwacji, materiałów personalizowanych, transportu i podwykonawców, których nie można rozsądnie odzyskać.

Im bliżej wydarzenia, tym większa część zasobów jest zarezerwowana lub wyprodukowana. Szczegółowa tabela opłat, jeśli ma zastosowanie, powinna znajdować się w umowie — nie jest zastępowana przez ogólną treść strony.

Zmniejszenie zakresu

Usunięcie elementu po jego zamówieniu nie zawsze prowadzi do proporcjonalnego obniżenia ceny. Jeżeli powstały koszty przygotowania, personalizacji, rezerwacji lub anulowania, zostaną one uwzględnione w rozliczeniu.

Zwiększenie liczby gości lub zakresu jest możliwe po potwierdzeniu dostępności i może wymagać dodatkowych stołów, obsługi, transportu i czasu montażu.

Siła wyższa i zagrożenie bezpieczeństwa

Jeżeli realizacja jest uniemożliwiona przez zdarzenie pozostające poza rozsądną kontrolą stron — na przykład decyzję władz, poważne zagrożenie bezpieczeństwa, zamknięcie obiektu, klęskę żywiołową lub przerwę infrastrukturalną — strony niezwłocznie ustalą możliwość przełożenia, zmiany formatu lub zakończenia umowy.

Rozliczenie uwzględnia świadczenia już wykonane i koszty, których nie można odzyskać. Sama niekorzystna prognoza pogody nie musi stanowić siły wyższej, jeśli wydarzenie ma bezpieczną przestrzeń zastępczą.

Odwołanie przez organizatora

Jeżeli Cosmic Vibe Events nie może zrealizować wydarzenia z przyczyn leżących po swojej stronie i nie zapewni zaakceptowanego rozwiązania zastępczego, rozliczenie nastąpi zgodnie z umową i obowiązującym prawem. Nie ogranicza to uprawnień klienta, których nie można wyłączyć.

Zwroty i terminy rozliczeń

Ewentualny zwrot jest wykonywany tą samą metodą, którą dokonano płatności, chyba że strony uzgodnią inaczej. Termin wynika z umowy i czasu potrzebnego do końcowego rozliczenia podwykonawców. Klient otrzymuje informację o podstawie potrąceń.