Polityka prywatności

Administrator i zakres dokumentu

Administratorem danych osobowych jest Cosmic Vibe Events Ltd., adres do korespondencji: Krucza 16/22, 00-526 Warszawa. Kontakt w sprawach prywatności: [email protected].

Polityka obejmuje dane osób odwiedzających serwis, wysyłających brief, reprezentujących klienta lub dostawcę, uczestniczących w korespondencji i realizacji wydarzenia oraz osób korzystających z praw wynikających z przepisów o ochronie danych.

Kategorie danych

Możemy przetwarzać imię i nazwisko, dane firmy, adres e-mail, numer telefonu, miasto, informacje o planowanym wydarzeniu, treść wiadomości i preferencje usługowe. Przy zawarciu umowy zakres może obejmować dane rozliczeniowe, dane osób kontaktowych, informacje organizacyjne dotyczące obiektu i listy osób uprawnionych do odbioru usług.

Serwer może automatycznie zapisywać dane techniczne, takie jak adres IP, data żądania, przeglądarka, kod odpowiedzi i informacje potrzebne do ochrony serwisu przed nadużyciami. Nie prosimy przez formularz o szczególne kategorie danych ani dane, które nie są potrzebne do przygotowania oferty.

Cele i podstawy prawne

Dane przetwarzamy w celu odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty i działań przed zawarciem umowy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Po zawarciu umowy przetwarzanie służy jej wykonaniu, rozliczeniom, dokumentacji i obsłudze reklamacji.

Obowiązki księgowe i podatkowe realizujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Ochrona roszczeń, bezpieczeństwo serwisu, prowadzenie korespondencji biznesowej i analiza jakości obsługi mogą opierać się na prawnie uzasadnionym interesie administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Opcjonalne technologie analityczne lub marketingowe uruchamiamy wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody, którą można wycofać.

Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Dane mogą być powierzane dostawcom hostingu, poczty, infrastruktury IT, księgowości, obsługi prawnej, systemów ofertowych i narzędzi wykorzystywanych przy produkcji wydarzeń. Dostęp otrzymują wyłącznie podmioty, dla których jest to niezbędne i które są związane odpowiednimi obowiązkami poufności lub umowami przetwarzania.

Informacje organizacyjne mogą być przekazywane obiektom, podwykonawcom technicznym i dostawcom usług tylko w zakresie potrzebnym do wyceny lub realizacji zaakceptowanego wydarzenia. Dane ujawnimy organom publicznym, jeżeli wymaga tego prawo.

Transfery poza EOG

Preferujemy dostawców przetwarzających dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli narzędzie wymaga transferu poza EOG, stosujemy mechanizm zgodny z RODO, na przykład decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne wraz z oceną ryzyka. Aktualne informacje o konkretnych dostawcach udostępnimy na uzasadnione żądanie.

Okres przechowywania

Zapytania, które nie prowadzą do umowy, przechowujemy co do zasady do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że potrzebny jest krótszy okres lub istnieje uzasadniona potrzeba kontynuacji rozmów. Dane umowne i rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany prawem oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

Logi bezpieczeństwa przechowujemy przez okres proporcjonalny do celu ochrony serwisu. Dane o zgodach przechowujemy tak długo, jak jest to potrzebne do wykazania sposobu ich udzielenia i obsługi wycofania.

Twoje prawa

Masz prawo żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i — w przypadkach określonych prawem — przeniesienia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz w dowolnej chwili wycofać zgodę bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

Wniosek wyślij na adres e-mail administratora. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości. Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dobrowolność i zautomatyzowane decyzje

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale brak informacji oznaczonych jako wymagane uniemożliwi obsługę zapytania. Dane potrzebne do umowy mogą być warunkiem jej zawarcia i wykonania.

Nie podejmujemy wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie prowadzimy profilowania, które wywoływałoby podobnie istotne skutki.

Bezpieczeństwo i aktualizacje

Stosujemy szyfrowane połączenie HTTPS, kontrolę dostępu, ograniczenie zakresu danych, walidację formularza, ochronę CSRF, mechanizmy przeciw automatycznym nadużyciom i kopie bezpieczeństwa odpowiednie do ryzyka. Żaden system nie zapewnia absolutnego bezpieczeństwa, dlatego procedury są okresowo przeglądane.

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się procesy, dostawcy lub prawo. Data wersji znajduje się na początku dokumentu. Istotne zmiany komunikujemy w serwisie przed ich zastosowaniem, jeśli wymaga tego charakter zmiany.